Case study

– Optimering af arbejdsprocesser


 

Når man skal kommunikere kompleks information, handler det først og fremmest om orden og struktur. Og dernæst om at finde årsag og effekt – som kan give skelettet til at få budskaberne leveret på en måde, der kan forstås og accepteres. Sådan kan man, i de fleste tilfælde, etablere et mentalt billede hos målgruppen, der giver en grundlæggende indsigt som dermed kan bane vejen for den ønskede adfærdsændring.

Det er sådan vi tænker, når vi skal lave en ny whiteboardfilm, der handler om ny strategi, implementering af nye it-systemer eller nye arbejdsprocesser. Så det var også sådan vi gik til opgaven, da Siemens Wind Power kontaktede os og bad os producere en film, der skulle forklare deres samarbejdsproces –  Gateway Processen.

SIEMENS Wind Power

Det er komplekst at producere en vindmølle. Der kommer løbende ønsker til ændringer fra kunden og ofte færdigudvikles turbinen først efter den er solgt. Så derfor foregår der hele tiden justeringer til produktionsplanlægningen – ofte også sent i processen. Det betyder, en produktionsproces, hvor der løbende skal koordineres, verificeres og godkendes på tværs af salg, udvikling og supply chain – og det kræver særlige procedurer og opmærksomhed.

Så for at kunne eksekvere projekter uden fejl og forsinkelser har Simens Wind Power udviklet Gateway Processen, hvor input fra salg og udviklingsafdelingen løbende kan koordineres med supply chain.

En mekanisme der, ved første øjekast, kan virke kompleks og være svær at forstå.

Derfor havde Simens Wind Power brug for en film, der kunne hjælpe deres ansatte – både nye og eksisterende – til at få en bedre forståelse af Gateway Processen. Hvordan den virker, hvorfor den er afgørende for at holde produktionen optimalt kørende – og vise at alle har en afgørende rolle i forhold til at undgå forsinkelser og fejl.

Vi besluttede at producere filmen i vores whiteboard format, som er særlig godt til at kommunikere kompleks information på en simpel og lettilgængelig måde. Formatet kan bedst beskrives som en speed drawing, hvor hver enkel scene tegnes op, imens historien bliver fortalt. I en speed drawing fastholdes målgruppens opmærksomhed gennem hele filmen og vi har mulighed for at stoppe op undervejs og dykke længere ned, hvis en del af fortællingen kræver mere tid.

På den måde bliver alle de vigtigste forbindelser mellem afdelinger og processer tydeligt visualiseret. Og samtidig kan vi understrege nødvendigheden af, at den enkelte medarbejder følger Gateway Processen. Og endnu vigtigere: Vi kan skabe en fælles forståelse i målgruppen.

Men hvordan formidler man kompleks information på en simpel måde? Lad os grave lidt dybere og se nærmere på hvordan vi udviklede historien om Gateway Processen for Siemens Wind Power.

Ligesom enhver anden film startede vi med en grundig research. Vi lærte alt vi kunne om emnet. Vi dannede os et tydeligt billede af målgruppen, deres motivationer og forbehold. Og vi fokuserede på at gøre informationen tilgængelig og relevant for dem.

I dette projekt var målgruppens største forbehold, at Gateway Processen var alt for kompleks til i det hele taget at kunne overskue at begynde at prøve at forstå den. Ved første øjekast kunne den da også virke forvirrende og måske endda overvældende, fordi Gateway Processen er et værktøj, der forbinder alle leverancer og deadlines i et projekt, på tværs af salg, udvikling og supply chain.

Derefter udviklede vi et debrief – et detaljeret dokument, der definerer filmens hovedfokus, perspektiv og afgrænsning. Og denne films overordnede formål var at introducere medarbejderne til Gateway Processen på en simpel og forståelig måde, så forsinkelser og store uforudsete ekstra-omkostninger i projekterne kan undgås.

I debriefet definerede vi også filmens prioriteter – det vigtigste indhold og det centrale budskab. Fra debriefet bevægede vi os mod filmens overordnede struktur – en plan eller disposition for historien. Her bevægede vi os fra “hvorfor” til “hvordan” til “hvad”. Hvorfor skal jeg ændre adfærd? Hvordan skal jeg agere? Og hvad skal jeg helt præcist gøre?

Derefter gik vi i gang med selve manuskriptet og storyboardet. Efter indledningen og introduktionen af Gateway Processen, var det først og fremmest vigtigt at vise de konkrete aktiviteter, der gemmer sig bag ved de vigtigste gates, således at begrebet “gateway” blev håndgribeligt.

Dernæst besluttede vi os for at forklare hele processen som ét samlet redskab til at forbinde afdelinger – et redskab til at monitorere et projekts udvikling. På den måde kunne vi skubbe fordelene ved Gateway Processen i forgrunden: Du kan bruge dette redskab til at planlægge produktionen, holde styr på aftaler – det vil gøre dit arbejde lettere!

Og ved at fokusere på det overordnede billede, kunne vi også skubbe (eller nudge) den enkelte medarbejder mod et andet perspektiv – til at tænke på hele projektet og ikke kun på ens eget arbejdsområde. En ændring af perspektiv, der er afgørende for at fremdyrke den ønskede adfærd.

Resultatet var en dynamisk og udviklende fortælling, der hele tiden bevæger sig fremad – hvor hvert afsnit bygger ovenpå og tilføjer information og viden. En fortælling, der engagerer målgruppen i historien og fastholder deres fokus på budskabet.

Med den rigtige historie skaber man en fælles referenceramme og et fælles sprog om emnet.

I tillæg til filmen blev der lavet supplerende grafisk materiale på baggrund af visuals fra filmen – som f.eks. kan bruges til plakater, infografikker, wallpapers på computere mm., som kan hjælpe med at fastholde budskaberne i målgruppen.

Så når nogen i fremtiden nævner Gateway Processen, vil alle hos Simens Wind Power vide præcis hvad den gør og hvorfor den er vigtig at kende. Og alle vil vide, at deres arbejde påvirker andre afdelinger og potentielt hele projektets planlægning og omkostninger.

Det skaber en følelse af ansvar og motiverer hver enkelt medarbejder til at arbejde sammen mod et fælles mål.